Alur Kerja Lebih Baik dengan Custom Scan dari Astragraphia

Astragraphia Document Solution – Dalam lingkungan kerja yang super sibuk setiap harinya, waktu sangatlah penting. Apa pun yang dapat dilakukan untuk efisiensi waktu dan memanfaatkan waktu dengan cara yang lebih efektif sangat penting. Perusahaan memang masih sangat erat dengan kebutuhan dokumen fisik (hard copy). Problem pengelolaan dokumen secara konvensional masih menjadi concern di B2B. Berdasarkan survei dari situs https://www.watermarktech.co.uk/12-facts-document-management-system/, hampir setiap 12 detik, perusahaaan besar berpotensi kehilangan dokumen setiap harinya. Tidak hanya itu, untuk mencari dokumen yang dibutuhkan saat waktu tertentu, terkadang karyawan dapat menghabiskan waktu seharian Jadi, secara garis besar pengelolaan dokumen secara konvensional menimbulkan problem serius.

Melihat rata-rata pekerja kantor yang menghabiskan banyak waktu untuk menangani kertas. Oleh karena itu,  proses digitalisasi dokumen menjadi suatu implementasi yang tepat. Tren paperless dan maraknya interaksi secara virtual, kini semua karyawan berharap dapat memiliki akses ke dokumen penting dari mana saja dan kapan saja. Kebutuhan digitalisasi saat ini tidak hanya cukup sekedar proses pindai dokumen menjadi dokumen soft copy saja. Lebih dari sekedar itu,  semua harus terkelola dengan baik dan memudahkan apabila melakukan pencarian informasi dari dokumen. Sayangnya, proses digitalisasi dokumen secara terstruktur tentu memerlukan infrastruktur solusi yang kompleks dan mahal sehingga tidak semua pelanggan di perusahaan B2B bisa mengaplikasikannya. Solusi terakhir dari perngelolaan dokumen adalah Document Management System, yang pada intinya merupakan efisiensi yang berujung pada produktivitas, dimana seluruh berkas yang sudah didokumentasi bisa diakses oleh semua orang yang berkepentingan. Tetapi proses awal dari seluruh pengelolaan dokumen adalah proses pemindaian. Proses pemindaian dokumen pada perangkat mesin fotocopy multifungsi terkadang menyulitkan bagi penggunanya yang tidak terbiasa.

BACA JUGA: Hasil Pindai Dokumen Rapi Berkat Fitur Scan Auto

Apakah perusahaan Anda sudah dapat menyediakan perangkat sederha dan atau solusi yang memang dirancang untuk mempermudah proses bekerja?

Astragraphia Document Solution mengembangkan sebuah solusi handal yaitu Custom Scan and Route  dimana solusi ini memiliki fitur scanning dan indexing sederhana dan pengguna dapat langsung mengarahkan pada folder yang sudah ditentukan.  Untuk itu, Solusi Custom Scan pastinya memberikan banyak manfaat bagi Anda, salah satunya dengan mengoptimalkan alur kerja dokumen yang ada di perusahaan Anda. Hanya cukup dengan mengintegrasikan saja perangkat multifungsi Anda saja, produktivas kerja Anda dapat meningkat.

Pertama, sebagai pengguna Anda cukup mengatur alur proses pemindaian dokumen di perusahaan sesuai dengan folder yang ingin Anda tuju. Maka, sudah dipastikan nantinya proses ini akan mempermudah Anda ketika mencari dokumen yang akan dicari di kemudian hari.

Kedua, dengan fitur Customization Workflow, Anda dapat melakukan pengaturan default sesuai kebutuhan untuk proses pemindaian dokumen di perusahaan Anda. Tidak perlu ribet lagi, secara otomatis proses pemindaian dokumen selanjutnya akan mengikuti pengaturan default pada perangkat mesin multifungsi di perusahaan Anda. Anda dapat terbebas dari pengaturan manual yang ribet.

Ketiga, custom scan dapat di integrasikan dengan fitur authentication dari perangkat mesin fotocopy multifungsi Anda ataupun dengan integrasi software.

Keempat, pengguna dapat terhubung dengan aplikasi pihak ke 3 dimana dapat menampilkan informasi yang diambil dari aplikasi maupun menyimpan informasi metadata yang di input saat proses pemindaian dokumen.

Sudah saatnya Anda mengimplementasikan solusi yang sama di dalam bisnis Anda agar kelola dokumen lebih tertata, efektif, serta kinerja perusahaan dan produktivitas kerja karyawan dapat meningkat. Hubungi sales representative kami yang berada di wilayah Anda yang terdekat atau ke Halo Astragraphia di nomor 1500-345 setiap Senin - Jumat, selama jam kerja (06.00 - 18.00 WIB).

Sumber:

https://www.watermarktech.co.uk/12-facts-document-management-system/