Yuk Kenal Lebih Dekat dengan Pengelolaan Dokumen dan Arsip untuk Perkantoran!

Dokumen mengandung informasi yang sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis organisasi/perusahaan baik skala kecil maupun skala besar. Saat ini masih banyak  organisasi/perusahaan yang memiliki kendala/masalah berkaitan dengan pengelolaan dokumen perusahaan sehingga mengakibatkan kehilangan dokumen penting, kejadian tersebut sebagian besar terjadi karena salah dalam proses pengelolaan penyimpanan dokumen (miss-place). Kejadian tidak ditemukannya sebuah dokumen yang dibutuhkan dapat membuat karyawan panik dan dapat meningkatkan tingkat stress karyawan serta mengurangi produktivitas. Permasalahan ini juga dapat mengganggu alur follow up dokumen internal maupun eksternal.

Untuk menghindari terjadinya permasalahan tersebut diatas, sebuah organisasi/perusahaan seharusnya dapat menerapkan proses pengelolaan dokumen perusahaan dengan baik dan benar, dokumen yang harus dikelola meliputi dokumen transaksi bisnis, dokumen kepegawaian dan surat-menyurat.

Dokumen dan arsip merupakan sebuah kata yang memiliki pengertian yang sama, berdasarkan teori sederhana, dokumen merupakan bagian dari arsip itu sendiri. Definisi dokumen perusahaan menurut UU No. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan adalah  data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Sedangkan arsip menurut UU No. 4 tahun 2009 tentang kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Untuk memastikan dokumen dan arsip yang dimiliki organisasi/perusahaan telah terkelola dengan baik dan benar, Astragraphia Document Solution memberikan beberapa informasi indikator baku yang harus dipenuhi dalam proses pengelolaan dokumen dan arsip tersebut, yaitu:

1. Rapi

Proses pengarsipan dalam sebuah perusahan sebaiknya dikelola dan ditata dengan serapi mungkin agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

2. Mudah Dicari

Arsip diatur untuk menjadikan setiap rekaman tersebut lebih mudah dicari apabila sewaktu – waktu diperlukan dan dibutuhkan untuk referensi. 

3. Terklarifikasi dengan Baik

Setiap perusahaan dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip fisik sesuai dengan pilihan yang diinginkan (misalnya pengelolaan arsip secara konvensional dapat menggunakan sistem abjad, sistem nomor, sistem tanggal, sistem wilayah dan sistem subjek). Selain itu, berbagai jenis arsip yang terklarifikasi dengan baik, agar nantinya setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.

4. Mudah Disusutkan

Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas bisa disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Arsip dinamis disimpan di pusat arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi arsip. Jadwal tersebut berfungsi untuk menunjukkan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan di pusat arsip. Nah, seringkali sebuah perusahaan mengalami kesulitan untuk melakukan pengaturan jadwal waktu retensi dokumen dan arsip yang ada di kantor karena sudah terlalu lama. terhadap arsip yang sudah jatuh waktu.

Menjawab permasalahan indikator pengelolaan arsip dan dokumen di atas, Astragraphia Document Solution hadir dengan sebuah solusi perangkat lunak praktis nan canggih: Docushare 7.0, Solusi Docushare 7.0 dapat membantu organisasi/perusahaan bertransformasi ke arah digital yang lebih efektif dan efisien. Penggunaan teknologi Docushare 7.0, dapat memberikan berbagai manfaat berkelanjutan bagi perusahaan Anda antara lain: pertama, menghindari terjadinya duplikasi data (redundancy) antar berbagai divisi. Kedua,sistem penyimpanan dokumen yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan produktivitas perusahaan Anda melalui tampilan web yang mobile-friendly serta terintergrasi dengan mesin fotocopy multifungsi atau printer Fuji Xerox, menyimpan dokumen dalam bentuk softcopy sehingga keamanan dokumen akan terjamin di server tersendiri. Terakhir dan yang paling terpenting, Docushare 7.0 memiliki fitur lifecycle manager untuk memberikan notifikasi apabila masa waktu dokumen sudah harus diretensi dan dapat mengatur kebijakan jadwal retensi suatu perusahaan yang dilakukan secara terpusat di satu lokasi.

Dengan penggunaan solusi Docushare 7.0, organisasi/perusahaan anda dapat menjalankan proses pengelolaan dokumen dengan pemanfaatan teknologi informasi sehingga akan membantu pekerjaan anda dan membuat proses pengelolaan dokumen organisasi/perushaan seperti pengelolaan order barang, invoice, resume serta proses pencarian kembali arsip dan dokumen menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.

Sumber: fujixerox.com