Tingkatkan Efisiensi Kerja dengan Solusi Dokumen dari Astragraphia

Astragraphia Document Solution - Sering merasa kesal, pekerjaan menjadi terhambat, hingga sering lembur karena pengelolaan dokumen yang belum memadai? Kalau ya, berarti kini saatnya Anda mulai coba untuk menggunakan solusi dokumen yang didesain khusus untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan di masa kini yang lebih cepat, aman, dan andal.

Masalah Umum pada Pengelolaan Dokumen

Meski telah memasuki era digital transformation sejak beberapa tahun terakhir, buruknya pengelolaan dokumen masih jadi masalah klasik yang sering terjadi. Hal ini tidak hanya terjadi pada dokumen dalam bentuk fisik, tetapi juga dalam bentuk digital.

Berikut adalah beberapa masalah umum yang biasa ditemui saat mengelola dokumen, antara lain:

1. Dokumen yang Hilang atau Terselip

Hal ini biasa disebabkan oleh human error atau kesalahan manusia. Kebanyakan human error terjadi saat proses manajemen dokumen yang masih dilakukan secara konvensional. Dokumen fisik kerap hilang atau terselip di tumpukan—bahkan juga berisiko rusak seperti sobek, terkena noda dan menutup informasi di dalamnya, dan sebagainya. Walau begitu, dokumen yang dikelola secara digital juga berpotensi hilang atau terselip. Hal ini kerap terjadi jika sedari awal tidak dilakukan pengklasifikasian dan disiplin dalam pengelolaannya.

2. Dokumen yang Tidak Dapat Terbaca

Dokumen hasil cetakan mesin printer, scan, atau fax sekalipun juga boleh jadi tidak menghasilkan kualitas yang baik sehingga informasi tidak dapat terbaca dengan baik. Hal ini biasanya akan makin bermasalah jika diperlukan beberapa proses digitasi, seperti hasil fotokopi yang difotokopi ulang, lalu di-scan. Kalau sudah begini, Anda harus kerja berulang kali. Workflow pun dapat terganggu dan berdampak pada efisiensi dan produktivitas.

3. Proses Pengelolaan Lama

Masalah ini terutama dirasakan jika Anda mengelola dokumen dengan cara-cara manual yang konvensional. Seperti contoh adalah mencari satu dokumen di berbagai tumpukan berkas (apalagi dokumen yang sudah lama dengan tempat penyimpanan yang tidak terkelola), mengantar dokumen ke pihak lain, dan sebagainya. Cara-cara seperti ini tidak lagi cukup efisien dan akan menghambat workflow. Di masa digital transformation dengan berbagai dukungan teknologi dan tuntutan bekerja lebih cepat dan tepat, pengelolaan dokumen dengan cara lama sudah tak lagi relevan.

Mengenal Solusi Dokumen dari Astragraphia

Automation adalah salah satu solusi paling tepat untuk solusi pengelolaan dokumen yang lebih taktis dan praktis. Dengan bantuan teknologi andal, berbagai pekerjaan manual dapat dilakukan oleh sistem dengan lebih cepat dan meminimalkan human error.

Beberapa solusi digital document automation juga sesuai dengan kebutuhan kerja di new normal yang meminimalkan kontak fisik atau lingkungan padat individu. Anda dapat mengendalikan sistem dari jauh dengan lebih nyaman dan aman. Astragraphia Document Solution menyediakan beberapa solusi dokumen yang tepat untuk kebutuhan ini, antara lain sebagai berikut.

Digital Form Processing Solution

Digital Form Processing Solution membuat proses dokumen digital terjadi lebih cepat dan mudah. Dokumen secara otomatis akan disimpan pula ke ruang penyimpanan yang sudah ditentukan secara otomatis. Solusi ini juga memungkinkan Anda mengubah dan memperbaiki kualitas dokumen yang kurang baik. Pun apabila diperlukan penamaan secara langsung pada dokumen yang diproses, Digital Form Processing dapat memenuhinya.

Data Capture Solution

Seperti namanya, solusi ini berfungsi mengumpulkan informasi relevan yang bersumber dari dokumen fisik maupun digital. Dengan dukungan teknologi Optical Character Recognition (OCR), sistem akan membantu Anda membaca, mengedit, dan memproses dokumen sesuai keperluan.

Data Capture Solution memiliki tiga proses utama, yakni sebagai berikut.

1.         Digitize / Capture, yakni saat sistem melakukan scan dokumen

2.         Transform / Process, yakni saat sistem membaca informasi scan yang dilakukan

3.         Connect, yakni meneruskan dokumen ke portal dokumen, email, atau working folder yang ditetapkan

Mengelola dokumen di new normal dan dunia serba digital kini harus dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Dengan begitu, Anda dan tim dapat mengalokasikan sumber daya—termasuk energi dan waktu—lebih baik untuk hal-hal strategis yang mendukung pertumbuhan bisnis. Anda ingin mengetahui selengkapnya mengenai solusi dokumen dari Astragraphia diatas tadi, silakan dapat hubungi Tim Business Consultant Astragraphia atau Halo Astragraphia setiap Hari Senin – Jumat pukul 07.00 – 18.00 WIB.