Solusi Efisien untuk Pengelolaan Dokumen di Era Digital

Astragraphia Document Solution - Dalam era digital yang berkembang pesat, tantangan dalam penyimpanan dan pengelolaan dokumen semakin menjadi fokus perhatian. Dengan kemampuannya dalam mempermudah pemindaian dokumen dan pengaturan output sebelumnya, Scan Delivery memberikan cara yang efisien untuk menamai dan pengelompokan dokumen hasil pemindaian. Dengan demikian, tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga produktivitas dalam setiap proses kerja.

Menurut data dari Gartner 2009, mengatakan bahwa hampir 80% dokumen yang discan Perusahaan berupa format yang tidak terstruktur dan setiap tahunnya jumlah informasi yang dibuat di Perusahaan berupa kertas dan format digital juga terus meningkat. Fitur Scan dokumen dapat digunakan karena banyaknya masalah-masalah yang terjadi seperti penyimpanan dokumen yang tidak terstruktur baik dalam penamaan file maupun dokumen sehingga membutuhkan waktu lebih bagi pengguna melakukan penamaan dokumen hasil scan.

 

Solusi untuk Scan

Saat menghadapi masalah pengarsipan dokumen yang ingin discan, pencarian dokumen menjadi sulit dan memakan waktu dikarenakan tidak ada sistem yang jelas untuk mengidentifikasi atau menemukan dokumen yang diperlukan. Hal tersebut memerlukan solusi workflow yang sederhana untuk pemindaian dokumen kontrak, agar memungkinkan pengguna untuk memilih jenis dokumen yang akan discan. Lalu setelah memilih, hasil scan secara otomatis akan disimpan dalam folder yang ditentukan dengan nama file yang sesuai dengan jenis dokumen yang dipilih oleh pengguna. Dengan fitur Scan Delivery dapat membuat pengguna untuk melakukan pemindaian dengan menggunakan pengaturan output yang telah disiapkan sebelumnya oleh admin. Dalam fitur ini pengguna dapat memberi nama file atau folder dengan mudah dengan memilih dari daftar nama file yang telah disiapkan sebelumnya, seperti Invoice, PO, Kontrak, Surat, dan sebagainya. Ini memungkinkan pengguna untuk menambahkan sedikit keterangan saja untuk membedakan file tersebut dari yang lain.

Fitur Utama

Dengan fitur-fitur canggih dan inovatifnya, mesin printer Fujifilm telah menjadi pilihan utama bagi perusahaan-perusahaan yang mengutamakan efisiensi dan kualitas dalam pengelolaan dokumen mereka. Beberapa fitur yang tersedia antara lain:

• Auto Rotation, merotasi dokumen yang terbalik sehingga user tidak perlu mengedit rotasi pada dokumen hasil scan.
• Skip Blank Page, Menghilangkan halaman kosong dari dokumen yang discan sehingga hasil dokumen yang discan tidak halaman kosong.
• Skew Correction, meratakan dan memotong dokumen yang miring sehingga hasil sesuai dokumen aslinya.
• Split by Page, hasil file scan akan terpisah per halaman.
• Shadow & Background suppression, menghaluskan efek shadow dan background dari dari dokumen yang di scan.
• Searchable & High Compression, hasil scan dapat di search content isi dokumen dan ukuran file lebih kecil.
• QR Code, memungkinkan destinasi dan penamaan file hasil scan sesuai dengan QR Code yang berada di dokumen atau halaman header dokumen yang discan.
• Sort Documents Using a Template with Document Information, Memungkinkan mengambil data content sebagai penamaan folder atau file.
• Text String Presets for File Name, Terdapat list preset yang memudahkan user sehingga tidak perlu mengetik keseluruhan nama dokumen.

 

Astragraphia sebagai Distributor Eksklusif dari FUJIFILM Business Innovation di Indonesia, siap mendukung proses bisnis Anda dengan Scan Delivery. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi Halo Astragraphia di 1500-345 atau Tim Business Consultant Astragraphia terdekat di wilayah Anda.

Sumber: [Industry_Solution][2].pdf

https://www.fujifilm.com/fbhk/-/media/FBHK/4,-d-,-Support--Drivers/Professional-Customer-Training-Support/Training-Notes/Software-and-Solution/Scan-Delivery-Kit-Xpress-eFiling/scandelivery_ug_en.pdf