Semakin Mudah Kenalan dengan Solusi Invoice Processing dari Astragraphia

Astragraphia Document Solution – Bekerja di bagian keuangan dalam sebuah perusahaan tentunya harus berhadapan dengan dokumen faktur fisik yang sangat banyak setiap harinya. Terkadang dengan banyaknya dokumen fisik yang diterima setiap harinya, memerlukan waktu ekstra dan ketelitian agar dapat mengelola manual dokumen tersebut tanpa adanya kesalahan. Astragraphia Document Solution akan memperkenal solusi Invoice Processing secara otomatis sehingga Anda dan tim dapat bekerja dengan yakin bahwa setiap transaksi dipertanggungjawabkan dan dicatat dengan mudah, dengan semua biaya dihitung secara akurat setiap saat.

Solusi Invoice Processing atau Smart Office - Procurement merupakan sebuah teknologi otomatisasi untuk mengoptimalkan proses pengolahan faktur atau invoice dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah untuk mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola faktur, meningkatkan akurasi, menghindari kesalahan, dan secara keseluruhan sehingga lebih cepat dan semakin efisien. Beberapa fitur yang sering dimiliki oleh solusi invoice processing termasuk: OCR, validasi otomatis, automated workflow, integrasi dengan sistem keuangan di perusahaan.

Bagaimana Cara Kerja dari Solusi Invoice Processing?

Proses otomatisasi dokumen faktur terdiri dari beberapa langkah:

Langkah 1: Penerimaan Faktur

Pemrosesan faktur biasanya dimulai saat departemen hutang perusahaan menerima faktur vendor. Faktur dipindai ke dalam sistem, yang membaca dan menangkap data apa pun yang relevan seperti yang muncul di dokumen. Teknologi seperti pengenalan karakter optik (OCR) mengubah dokumen yang dipindai menjadi teks digital dan dapat digunakan untuk mengumpulkan data dari faktur dengan cepat dan efisien.

Langkah 2: Validasi Faktur

Setelah data dikumpulkan, perangkat lunak memvalidasi keakuratan data dan memeriksa apakah semua informasi yang diperlukan telah diambil dari faktur. Proses validasi membandingkan data dengan standar yang telah ditentukan dan referensi silang dengan catatan supplier yang ada untuk konfirmasi keakuratan data, seperti pesanan pembelian (PO).

Langkah 3: Faktur Disetujui Untuk Pembayaran

Pada langkah selanjutnya, faktur diarahkan untuk persetujuan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dan aturan yang ditentukan pengguna yang disiapkan oleh tim akuntansi perusahaan. Proses ini dapat mencakup merutekan faktur ke beberapa orang untuk disetujui, berdasarkan jumlah dolar atau kategori pusat biaya. Misalnya, tagihan dengan jumlah tertentu mungkin memerlukan persetujuan tambahan dari manajemen tingkat yang lebih tinggi sebelum diproses lebih lanjut.

Langkah 4: Proses Pembayaran

Setelah disetujui, perangkat lunak invoice processing akan mengirimkan notifikasi untuk mengonfirmasi bahwa pembayaran telah diterima dan diproses. Dalam kebanyakan kasus, ini termasuk transfer dana elektronik langsung dari rekening bank perusahaan ke rekening vendor.

Langkah 5: Penyimpanan Faktur

Setelah pembayaran, faktur diarsipkan di perpustakaan digital sehingga dapat diambil kapan saja untuk referensi di masa mendatang jika diperlukan.

Bentuk Tugas Invoice Processing Apa Sajakah yang Dapat Diotomatisasi?

Berikut adalah bentuk pemrosesan faktur yang dapat diotomatisasi:

1. Input Data

Pemrosesan faktur otomatis dapat menghemat banyak waktu dalam entri data. Dengan mengaktifkan tim AP dengan cepat dan akurat menangkap detail dari faktur, pemrosesan faktur otomatis secara dramatis memangkas jumlah entri data manual. Hal ini memungkinkan staf lebih banyak waktu untuk melakukan tugas penting lainnya dalam peran mereka.

2. Coding

Pemrosesan faktur otomatis secara langsung menetapkan kode tertentu ke item baris pada faktur. Hal ini memungkinkan referensi dan analisis biaya yang mudah dan juga menyederhanakan pelaporan biaya ini kepada otoritas pajak atau pemangku kepentingan lainnya. Otomasi memberi bisnis keunggulan penting dalam hal melacak pengeluaran mereka hingga item baris terakhir.

3. Matching

Pemrosesan faktur otomatis juga dapat membantu mendeteksi pembayaran atau tagihan duplikat untuk pembelian yang sama, mencegah pembayaran ganda dan menghemat uang untuk bisnis kecil atau bisnis dengan volume transaksi besar. Ini dilakukan dengan menggunakan algoritma yang mengidentifikasi kapan dua faktur cocok karena informasi vendor yang mirip, deskripsi barang/jasa, jumlah yang dibeli, dan harga total yang dibebankan.

4. Approval

 Dengan pemrosesan faktur otomatis, perusahaan dapat mengotomatiskan proses persetujuan, secara signifikan mengurangi waktu yang terkait dengan meninjau setiap faktur secara manual sebelum menyetujui pembayaran. Dimungkinkan untuk menerapkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya yang merutekan faktur langsung ke alur kerja yang benar, sehingga memungkinkan persetujuan cepat tanpa membuat karyawan menghabiskan waktu berjam-jam menunggunya.

5. Pelacakan & Pelaporan

Pemrosesan faktur otomatis memudahkan untuk melacak pembayaran dan menghasilkan laporan pengeluaran, serta tren keuangan secara keseluruhan seperti di mana sebagian besar uang dibelanjakan atau berapa banyak hutang perusahaan pada waktu tertentu kepada pemasok atau vendornya. Pandangan komprehensif ini meningkatkan visibilitas ke dalam keuangan, sehingga keputusan penting dapat dibuat dengan cepat dan percaya diri, mengetahui bahwa semua fakta sudah dekat.

Siap membuang catatan kertas dan tumpukan dokumen manual? Dengan kekuatan pembuatan faktur otomatis, perusahaan anda dan tim pastinya akan menghemat waktu, meningkatkan akurasi, dan bekerja lebih efisien.

Untuk mengetahui selengkapnya mengenai solusi invoice processing dari Astragraphia, hubungi Tim Business Consultant kami atau Halo Astragraphia di 1500-345 setiap Hari Senin – Jumat pukul 07.00 – 18.00 WIB

Sumber: https://dokka.com/automated-invoice-processing/, diolah