Print Management System untuk Modernisasi Pengoperasian Perusahaan

Perkembangan teknologi digital juga dimanfaatkan oleh produsen mesin fotocopy multifungsi, termasuk produk-produk Fuji Xerox yang sudah memiliki sistem management yang bisa mengatur otorisasi user termasuk akses cetak hitam putih maupun full color. Tetapi seiring dengan perkembangan zaman, kebutuhan akan pengaturan penggunaan mesin fotocopy multifungsi yang lebih spesifik pun semakin meningkat. Karena itulah peran Print Management System menjadi semakin penting.

Solusi Print Management System dari Astragraphia Document Solution menggunakan tiga perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan, yaitu ApeosWare Management Suite (AWMS) dari Fuji Xerox; Ysoft SafeQ yang merupakan software dari Eropa; dan Equitrac keluaran dari Amerika. Ketiga provider ini tentunya memiliki solusi print management dengan karakter dan fitur yang sedikit berbeda. Hal ini tentunya perlu konsultasi dengan pihak Astragraphia dengan melakukan survei sederhana mengenai alur dokumen dalam suatu perusahaan

Adapun manfaat yang bisa didapatkan oleh pelanggan perusahaan dengan adanya Print Management Systemantara lain:

1. Integrated Device

Pengintegrasian beberapa mesin fotocopy multifungsi sekaligus, ke dalam satu jaringan. Hal ini memudahkan karyawan untuk mencetak dokumen dari mesin manapun, selama masih berada dalam jaringan yang sama. Informasi seperti status toner atau bila terdapat error juga bisa dipantau untuk membantu perbaikan (maintenance) yang lebih cepat.

2. User Access / User Authentication

User access ini berfungsi untuk memberi kewenangan kepada pengguna tertentu untuk mencetak (copy dan print) dokumen hitam putih atau dokumen berwarna. Hal ini akan dibantu dilakukan pengaturan (setting) yang dapat dibantu oleh tim sistem analis dari provider mesin fotokopi multifungsi.

3. Reporting

Fungsi ini terkait dengan user access / user authentication. Perusahaan bisa dengan mudah mendapat rincian data mengenai berapa banyak jumlah dokumen yang dicetak dari setiap mesin, siapa saja yang melakukan pencetakan (dari sisi user/departemen/project), mesin mana yang digunakan, hingga jumlah penggunaan cetak dokumen hitam putih dan berwarna yang digunakan.

4. Print Anywhere

Karyawan bisa dengan mudah mengirim dan mengambil job print melalui email, ke mesin dengan lantai berbeda atau bahkan gedung berbeda asalkan masih berada di dalam satu jaringan. Pengguna juga dapat melakukan pencetakan dokumen ber-ulang secara langsung di mesin yang datanya sudah terekam dalam history mesin yang telah disimpan di memori mesin fotokopi multifungsi. Misalnya format surat cuti, kop surat, dan lainnya.

5. Cost Recovery

Bila fitur report dimanfaatkan, pelanggan bisa mengetahui jumlah pemakaian setiap bulannya. Dengan melihat siapa saja karyawan yang mencetak (fotokopi dan print) dari mesin multifungsi yang mana, maka dengan fitur cost recovery informasinya bisa lebih terperinci dan menyeluruh. Pada perusahaan konsultan atau kontraktor misalnya, seorang project manager bisa saja menangani 5 proyek sekaligus. Nah fitur ini memungkinkan untuk mengalokasikan job print berdasarkan masing-masing proyek, dengan satu user login. Sehingga mudah melacak berapa banyak dokumen yang dicetak untuk proyek A, berapa banyak untuk proyek B dan seterusnya.   

6. Print Mobile

Pengertian print mobile di sini diartikan sebagai melakukan order pencetakan melalui gadget seperti smartphone atau tablet yang terkoneksi dalam jaringan yang sama. Sehingga mendukung pekerjaan dengan mobilitas tinggi dan modern.

Perlu diketahui bahwa sebelum memutuskan solusi software Print Management System mana yang cocok untuk diaplikasikan oleh pelanggan, terlebih dahulu akan dilakukan survey oleh tim sales dan analis dari Astragraphia Document Solution. Survey akan dilakukan antara lain berdasarkan atas kebiasaan alur kerja di perusahaan tersebut (flow document), jumlah mesin fotokopi multifungsi, infrastruktur, preferensi, hingga sejauh mana report yang dibutuhkan oleh pelanggan. Bila diperlukan, modifikasi atas software pun bisa dilakukan demi menyesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. Saat ini tim dari Astragraphia Document Solution sedang mengembangkan software tambahan berbasis cloud, yakni Accounting Report Information on Cloud (ARTIC), untuk mensupport Print Management System.