Perjalanan Menuju Otomatisasi Alur Kerja, Layak untuk Dilakukan

Astragraphia Document Solution – Bisnis yang baik tentunya datang dari proses pengelolaan yang matang. Namun, tantangan transformasi digital telah mengubah dan membentuk budaya baru di lingkungan kerja. Salah satunya, tren paperless dalam transformasi digital mulai merajalela seiring dengan meningkatnya penggunaan perangkat digital yang berada di perusahaan.

Kertas memiliki cerita yang bersejarah, sejak pertama kali ditemukan sekitar 2.000 tahun yang lalu. Kertas menjadi primadona sebagai jejak rekam bagi seseorang untu mencatat, mengkomunikasikan dan mendokumentasikan proses mereka bekerja di suatu perusahaan. Seiring berjalannya waktu, semakin banyak perusahaan yang beralih dari penggunaan kertas dengan mengotomatisasikan alur kerja serta dokumen mereka untuk mencapai efisiensi biaya operasional dan meningkatkan potensi bisnis Anda.

Apakah tren ini memang baik dan layak dilakukan oleh perusahaan? Atau hanya efek sesaat dari transformasi digital?

Astragraphia Document Solution akan berbagi tips mengenai manfaat akan penggunaan pengurangan kertas dan otomatisasi alur kerja sebagai berikut:

1. Hemat Ruang Penyimpanan

Dengan memindahkan lebih banyak dokumen ke alur kerja dokumen digital, Anda akan menghilangkan semua ruang penyimpanan dokumen hardcopy yang tidak terpakai.

2. Aman dan Risiko Lebih Rendah

Kejadian tidak terduga layaknya bencana alam seperti gempa bumi, banjir atau kebakaran memang terjadi. Beralih ke penyimpanan dokumen digital menjaga dokumen berharga Anda tetap tersimpan aman.

3. Meningkatkan Produktivitas

Penggunaan alur kerja dokumen digital dapat menghemat waktu sehingga berdapampak peningkatan produktivitas kerja. Bisa Anda bayangkan, jika Anda menghabiskan sedikit waktu untuk melakukan pekerjaan administrasi yang berulang seperti: mengirimkan pemberitahuan atau mengirim formulir permintaan melalui email. Sekarang, Anda dapat mengerjakan hal lain dengan penuh fokus dan waktu yang banyak.

4. Hemat Biaya

Ini adalah keuntungan yang dicari oleh setiap bisnis. Baik penghematan langsung pada produk kertas fisik, peningkatan produktivitas, perlindungan data, atau peningkatan alur kerja, semuanya berarti kontrol biaya operasional yang lebih besar untuk perusahaan Anda.

Digitalisasi adalah sebuah perjalanan. Bukan sesuatu yang instan. Baik perusahaan Anda yang baru akan memulai perjalanan alur kerja digitalnya atau Anda sudah mengotomatiskan sebagian besar kegiatan perusahaan Anda, ada baiknya mempertimbangkan beberapa hal berikut:

1. Jangan terburu-buru

Menjadi adaptif dan fleksibel adalah sesuatu yang positif. Perencanaan matang akan memberikan hasil yang lebih baik. Daripada terburu-buru mendigitalkan kegiatan usaha Anda, ambil langkah mundur ke belakang dan alur kerja apa yang paling menguntungkan dari digitalisasi

Ini mungkin bukan hal-hal besar seperti AI dan big data. Pikirkan tentang apa yang dibutuhkan perusahaan Anda, bukan apa yang menurut Anda diinginkan bisnis.

2. Lihat sebelum Anda memutuskan berpindah alur kerja

Sekali lagi, ini mungkin terdengar agak jelas, tetapi perubahan bisa jadi sulit. Saat Anda mengalihkan sistem lama ke solusi yang mengutamakan digital, pastikan perubahan tersebut tidak menyebabkan hambatan dalam menjalankannya di tempat kerja Anda.

Transformasi ke digitalisasi tidak bisa dihindari. Dengan mempersiapkan perusahaan Anda dengan budaya yang tepat, strategi yang dapat diterapkan, dan kemampuan untuk mengadopsi pendekatan trial-and-error, perusahaan Anda akan dapat menikmati transformasi digital yang sukses.

Dan transformasi digital yang sukses menjadi paperless akan menghasilkan lebih banyak hal yang benar-benar diinginkan oleh karyawan, pengguna, dan pemangku kepentingan Anda.

Rangkaian produk mesin cetak multifungsi The New ApeosPort Series dari Astragraphia, dilengkapi dengan pilar Automated Workflow. Solusi mobile dan konektivitas cloud yang digunakan pada mesin cetak multifungsi untuk mendukung perubahan gaya kerja menjadi lebih fleksibel sehingga bisa saling berkolaborasi untuk cetak dokumen dari mana saja.

1. Proses Bisnis Otomatis

Sederhanakan alur kerja Anda dengan dokumen digital merupakan solusi cerdas yang menangkap, memproses, dan merutekan konten secara otomatis ke perangkat apa pun. Semua menjadi lebih sederhana. membawa dokumen Anda setiap langkah melalui Pengiriman Pemindaian, paperless-fax, dan scanning multi-delivery

2. Advanced User Interface

Dilengkapi dengan User-interface yang dipersonalisasi dan intuitif menawarkan fitur-fitur canggih termasuk Address dan Contact Book yang mudah digunakan dan aplikasi satu sentuhan agar menyesuaikan

 dengan alur kerja Anda.

Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang hal-hal spesifik dalam mengubah perjalanan alur kerja Anda, Astragraphia siap membantu. Hubungi Tim Business Consultant kami yang terdekat di area Anda atau Halo Astragraphia di 1500-345 setiap Hari Senin – Jumat pukul 07.00 – 18.00 WIB.

 

Sumber:

Disadur dari: artikel Fuji Xerox, diakses pada 24 Maret 2021

https://www.nintex.com/blog/5-long-term-benefits-workflow-automation/

https://www.docuphase.com/blog/jumpstart-your-go-paperless-initiative-with-these-14-statistics