Pengelolaan Kualitas Data Faktur Elektronik yang Efektif

Astragraphia Document Solution - Di era digital yang terus berkembang, perusahaan mengalami transformasi besar-besaran dalam cara mereka beroperasi. Salah satu aspek utama yang mengalami perubahan signifikan adalah pengelolaan keuangan dalam suatu perusahaan. Faktur elektronik, juga dikenal sebagai e-invoice, berfungsi sebagai pengganti modern untuk faktur kertas tradisional. Dibandingkan dengan metode konvensional yang cenderung memakan waktu dan sumber daya, faktur elektronik menjanjikan efisiensi yang luar biasa, penghematan biaya, dan peningkatan produktivitas. Astragraphia akan memperkenalkan bahwa dengan memanfaatkan teknologi digital, e-invoice dapat digunakan untuk mengirim, menerima, dan memproses invoice secara elektronik, sehingga memungkinkan perusahaan menghilangkan penundaan dan mengurangi kesalahan. Sebelum menerapkan dan menggunakan e-invoice di perusahaan Anda, ada beberapa proses yang perlu dilakukan antara lain:

1. Pahami Kendala and Syarat

Langkah pertama untuk memastikan kualitas data faktur adalah memahami persyaratan hukum dan bisnis dari proses faktur elektronik Anda. Negara dan wilayah yang berbeda mungkin memiliki peraturan dan regulasi yang berbeda untuk faktur elektronik, seperti format, konten, validasi, dan pengarsipan faktur. Anda harus mematuhi persyaratan ini untuk menghindari penalti, perselisihan, dan penundaan. Anda juga perlu memahami harapan dan preferensi pelanggan dan pemasok Anda, seperti tingkat detail, frekuensi, dan metode pengiriman faktur.

2. Pilih Format dan Standar yang Tepat

Langkah kedua untuk memastikan kualitas data faktur adalah memilih format dan standar yang tepat untuk proses pembuatan faktur elektronik. Ada banyak format dan standar untuk faktur elektronik, seperti XML, EDI, PDF, UBL, dan PEPPOL. Setiap format dan standar memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, seperti kesulitan, kemampuan, keamanan, dan biaya. Selain itu, harus juga memilih format dan standar yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kapabilitas pelanggan serta penjual. Anda mungkin juga perlu menggunakan format dan standar yang berbeda untuk beberapa jenis pasaran yang berbeda.

3. Validasi dan Verifikasi Data

Langkah ketiga untuk memastikan kualitas data faktur adalah memvalidasi dan memverifikasi data sebelum dan sesudah mengirim atau menerima faktur. Validasi berarti memeriksa apakah data sesuai dengan aturan dan spesifikasi format dan standar, seperti syntax, struktur, tipe data, dan kode. Verifikasi berarti memeriksa apakah data sesuai dengan kondisi yang nyata dan sesuai dengan harapan dalam bisnis, seperti harga, jumlah, tanggal, dan identitas. Anda perlu menggunakan alat dan metode untuk memvalidasi dan memverifikasi data, seperti perangkat lunak, API, portal, atau layanan pihak ketiga

4. Memantau dan Mengukur Kinerja

Langkah keempat untuk memastikan kualitas data faktur adalah dengan memantau dan mengukur kinerja proses pembuatan faktur elektronik. Memantau berarti mengumpulkan dan menganalisis data tentang status dan hasil dari proses faktur elektronik Anda, seperti jumlah, nilai, kesalahan, penolakan, dan tanggapan faktur. Mengukur berarti menilai dan membandingkan kinerja proses faktur elektronik yang bertujuan untuk menilai tolok ukur, seperti tingkat ketepatan, kesesuaian, dan kepuasan faktur. Selain itu juga perlu menggunakan Indikator dan ukuran untuk memantau dan mengukur kinerja seperti KPI, dasbor atau laporan.

5. Meningkatkan dan Optimalisasi Proses

Langkah kelima untuk memastikan kualitas data faktur adalah meningkatkan dan mengoptimalkan proses e-invoice dengan berdasarkan hasil dan masukan dari langkah-langkah sebelumnya. Meningkatkan berarti mengidentifikasi dan mengatasi akar penyebab dan dampak dari masalah kualitas data, seperti perbedaan, kesalahan, ketidakkonsistenan, dan perselisihan faktur. Mengoptimalkan berarti meningkatkan dan menyederhanakan proses e-invoice untuk mencapai hasil dan manfaat yang lebih baik, seperti mengurangi biaya, meningkatkan kecepatan waktu, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendukung keberlanjutan faktur. Untuk dapat mengoptimalkan serta meningkatkan proses pembuatan faktur elektronik, perlu menggunakan teknik dan metode seperti lean, six sigma, atau agile.

6. Belajar untuk menyesuaikan diri dengan Perubahan

Langkah keenam untuk memastikan kualitas data faktur adalah mempelajari dan beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan e-invoice Perubahan dapat terjadi karena faktor internal atau eksternal, seperti teknologi baru, peraturan baru, pelanggan baru, penjual baru, atau pasar baru. Dengan begitu harus selalu mendapatkan informasi terbaru tentang perubahan-perubahan dan dampaknya terhadap proses pembuatan faktur elektronik. Anda juga harus fleksibel dan responsif terhadap perubahan-perubahan serta peluang dan tantangannya untuk proses e-invoice. Selain itu juga anda perlu menggunakan sumber dan media untuk belajar dan beradaptasi dengan perubahan, seperti buletin, webinar, atau jaringan.

Astragraphia sebagai Distributor Eksklusif dari FUJIFILM Business Innovation di Indonesia,siap mendukung proses bisnis Anda dengan Faktur Elektronik. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi Halo Astragraphia di 1500-345 atau Tim Business Consultant Astragraphia terdekat di wilayah Anda.

Sumber:

• Disadur dan diolah dari: https://www.linkedin.com/advice/0/how-do-you-manage-e-invoice-data-quality-across-different?trk=cq