Optimalkan Proses Pencocokan Faktur Anda dengan Perangkat dan Metode Tepat

Astragraphia Document Solution - Dalam dunia bisnis, proses penyusunan faktur telah menjadi bagian integral dari kegiatan operasional perusahaan. Untuk dapat memastikan akurasi dan efisiensi dalam pelaporan keuangan serta manajemen arus kas, hal ini penting untuk memahami alat dan metode yang digunakan dalam penyusunan faktur di sebuah perusahaan. Selain itu, Perusahaan juga harus mengetahui proses, perangkat dan metode yang dilakukan dalam hal membuat faktur. Astragraphia Document Solution akan membantu Anda dalam memilih pendekatan yang tepat antara manual dan otomatis berikut ini:

Memilih Pendekatan Tepat: Pencocokan Faktur Manual vs Otomatis

1. Pencocokan Faktur Manual

Langkah pertama dalam pencocokan faktur adalah menentukan metode yang tepat: manual atau otomatis. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Proses yang dilakukan adalah dengan memeriksa setiap baris faktur secara manual dengan dokumen dan catatan terkait. Keuntungan dari pencocokan faktur manual antara lain: 1. Biaya awal yang lebih rendah, 2. Kontrol penuh atas proses. Sedangkan proses ini memiliki kekurangannya antara lain: membutuhkan waktu dan tenaga kerja yang signifikan, rentan terhadap kesalahan manusia, kesulitan dalam menskalakan proses.

2. Pencocokan Faktur Otomatis

Proses dimulai dengan menggunakan perangkat lunak atau aplikasi untuk memindai, menyimpan, dan membandingkan data faktur dengan sumber lain. Salah satu keuntungan:

Menghemat waktu dan tenaga kerja, Mengurangi risiko kesalahan manusia, Meningkatkan efisiensi dan skalabilitas. Sedangkan memiliki kekurangan yaitu: biaya awal yang lebih tinggi untuk persiapan, integrasi, dan pemeliharaan, ketergantungan pada teknologi dan infrastruktur, kemungkinan kebutuhan pelatihan untuk staf.

Apabila Anda memilih pendekatan yang tepat, Perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kontrol dalam proses pencocokan faktur, yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja keuangan dan operasional perusahaan Anda. Tidak hanya itu, berikut pertimbangan – pertimbahan yang perlu Anda perhatikan juga:

1. Standar dan Kualitas Data

Faktor penting lainnya yang dapat mempengaruhi proses dari kinerja proses dan pencocokan faktur adalah standar dan kualitas data. Data yang standar mengacu kepada penggunaan format, kode, dan aturan yang umum yang menampilkan serta bertukar data di berbagai sistem dan kelompok. Untuk meningkatkan standar dan kualitas data, Anda dapat menggunakan alat-alat serta teknik seperti memvalidasi data, membersihkan data, pemetaan data, dan pengelolaan data.

2. Tingkat Penyesuaian

Anda mungkin perlu melakukan penyesuaian dan pencocokan faktur dengan kriteria dan tingkatan yang berbeda. Tingkat pencocokan mengacu pada jumlah dan jenis dokumen yang perlu dibandingkan dengan faktur, seperti dua arah (faktur dan pesanan pembelian), tiga arah (faktur, pesanan pembelian, dan penerimaan barang), atau empat arah (faktur, pesanan pembelian, penerimaan barang, dan kontrak). Untuk menentukan tingkat kecocokan dan penyesuaian yang sesuai, bisa menggunakan alat bantu dan teknik seperti aturan bisnis, kebijakan, alur kerja, dan persetujuan.

3. Penanganan Faktur

Dengan teknik yang tepat, maka proses penyesuaian dan pencocokan faktur mungkin masih menemukan beberapa pengecualian atau ketidaksesuaian yang perlu ditangani dan di selesaikan oleh pengguna. Pengecualian juga dapat muncul dari berbagai penyebab seperti kesalahan input data, menduplikasi faktur, pembelian yang tidak sah, barang rusak atau keterlambatan pembayaran.

4. Perbaikan dan Pengukuran Kinerja

Langkah terakhir untuk memastikan efektivitas dan efisiensi penyesuaian serta pencocokan faktur, anda juga perlu untuk meningkatkan serta mengukur kinerja secara teratur. Pengukuran kinerja melibatkan pelacakan dan menganalisis indikator dan ukuran utama seperti tingkat penyesuaian dan pencocokan, tingkat akurasi, tingkat kesalahan, waktu pengerjaan dan biaya. Peningkatan kinerja meliputi mengidentifikasi dan menerapkan metode terbaik, rekomendasi, dan solusi untuk meningkatkan proses penyesuaian dan pencocokan faktur.

Penting untuk memilih solusi yang tepat berdasarkan kebutuhan dan karakteristik perusahaan Anda. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kontrol dalam proses pencocokan faktur, yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja keuangan dan operasional perusahaan Anda.

Sumber:

• Disadur dan diolah dari : https://www.linkedin.com/advice/3/what-some-tools-techniques-you-use-perform-invoice?trk=cq