Lebih Aman Terapkan Watermark, Anotasi, Kode QR pada Dokumen Cetak Anda dengan Centralized Print Policy dari Astragraphia

Astragraphia Document Solution - Terkadang risiko keamanan terbesar dapat terjadi di dalam perusahaan, yaitu kebocoran data confidential. Untuk itu, sangat penting agar dokumen perusahaan selalu dijaga ketat dan diberikan pengaturan izin proses cetaknya, agar dokumen tersebut tidak dapat didistribusikan atau dibaca oleh siapa saja dengan bebas. Menggunakan watermark, anotasi, kode QR pada dokumen cetak Anda dapat membantu merupakan salah satu melindungi keamanan dokumen setelah dicetak. Seperti yang kita ketahui, informasi dan data yang terdapat pada dokumen hardcopy memiliki tingkat kemanan yang rendah. Hal ini disebabkan keamanan pada dokumen hardcopy sangat jarang diaplikasikan, karena pengaplikasiannya kadang sering terlupakan bagi user dan sulit dimonitor.

Astragraphia Document Solution memperkenalkan Centralized Print Policy. FUJIFILM Business Innovation mengembangkan perangkat lunak bernama ApeosWare Management Suite (AWMS 2.2) yang dilengkapi dengan Secure Print Policy dimana proses pencetakan dokumen Anda dengan mesin printer atau printer multifungsi seri Apeos C Series dari FUJIFILM Business Innovation kini sudah dapat dibubuhkan dengan Watermark, Anotasi dan Quick Response (QR). Untuk mengetahui selengkapnya, mari simak artikel dari Astragraphia Document Solution berikut ini!

Solusi Centralized Print Policy ini memberikan kebijakan pengaturan profil pada admin atau user tertentu yang ingin mencetak dokumen penting, Berikut terdapat beberapa metode kebijakan pencetakan yang dapat di aplikasikan di perusahaan Anda sebagai berikut:

• Watermark , kode QR atau anotasi akan tercetak pada dokumen diposisi tertentu dalam bentuk image atau karakter sesuai konfigurasi admin.
• Anotasi akan tercetak pada header/footer dokumen yang akan menampilkan  informasi User ID, tanggal dan waktu pencetakan, alamat, IP Perangkat Pencetak, Nama Dokumen, dan informasi lainnya yang dapat ditentukan.
• Karakter QR Code akan tercetak dimana akan menampilkan informasi User ID, tanggal dan waktu pencetakan, alamat, IP Perangkat Pencetak, Nama Dokumen, dan informasi lainnya yang dapat ditentukan.
• Kebijakan pencetakan ini dapat dikelola secara terpusat dalam satu portal untuk seluruh mesin yang terkoneksi dengan AWMS tentunya hal ini mengurangi beban administrator dan memungkinkan menjadi standar kebijakan operasi di perusahaan.

Watermark

Watermark adalah fitur yang dapat Anda gunakan dengan memberikan teks tertulis pada setiap halaman bawah dalam dokumen cetak. Anda dapat menulis teks di bagian atas (atau bawah) halaman, di lokasi khusus (seperti di tengah halaman), atau di seluruh halaman. Watermarking adalah fitur yang kuat dan fleksibel. Penggunaan umum watermark meliputi:

• Menambahkan nama pengguna ke bagian bawah setiap laman untuk membantu mengidentifikasi pemiliknya.
• Menulis metadata tugas di footer, seperti waktu cetak, nama printer atau dokumen.
• Menerapkan tanda tangan digital untuk membantu melacak dan memverifikasi dokumen.
• Menerapkan pemberitahuan hak cipta di seluruh konten hak milik untuk mencegah plagiarisme.

Anda dapat menerapkan teks tanda air ke printer satu per satu. Dokumen cetak pada sebuah perusahaan memungkinkan untuk Anda mengubah Watermark dengan mudahnya.  Watermark biasanya  dapat berisikan variabel substitusi yang memungkinkan penyisipan metadata dokumen seperti tanggal/waktu, nama pengguna, nama dokumen, dan lain-lain.

Penggunaan Secara Custom

Identifikasi Pemilik.

Tambahkan nama pengguna ke setiap halaman agar mudah menemukan pemiliknya. Contoh dokumen invoice yang tidak tertagih).

Melacak Dokumen Fisik Organisasi.

Tambahkan nomor yang dialokasikan secara berurutan ke setiap dokumen yang dicetak.

Identifikasi dan Pelacakan Sumber.

Tambahkan tanda tangan digital yang unik dan aman ke setiap dokumen. Gunakan ini untuk memverifikasi detail asal dan pembuatan dokumen.

Kepemilikan konten dan hak cipta.

Tambahkan pola berulang yang menyatakan pemberitahuan hak cipta atau nama perusahaan di seluruh halaman untuk melindungi dokumen berharga yang menerapkan royalti.

Anotasi

Anotasi banyak digunakan di dunia kertas untuk menyempurnakan baik kegiatan membaca maupun menulis. Selanjutnya, mereka sering memberikan dasar untuk komunikasi dan kolaborasi apakah itu sebagai bagian dari aktivitas penulisan bersama atau menerbitkan anotasi untuk membantu interpretasi data atau komentar tentang kualitasnya. Biasanya, beberapa proposal oleh karena itu untuk menyediakan alat anotasi di dunia digital baik sebagai bagian dari infrastruktur web umum atau untuk domain tertentu seperti anotasi gambar tertenty. Terlepas dari prediksi kantor tanpa kertas, kertas dan cetakan dokumen masih lazim dalam pekerjaan saat ini. Oleh karena itu tujuannya adalah untuk mengembangkan kerangka anotasi umum itu dapat mendukung semua bentuk anotasi, tidak hanya dalam digital dunia, tetapi juga lintas media. Di sini kami menyajikan model umum dan server informasi untuk anotasi digital dari dokumen cetak dan, melalui aplikasi tertentu, mendiskusikan bagaimana berbagai teknologi untuk kertas yang diperbesar secara digital membantu dalam pengumpulan, analisis dan pelaporan data ilmiah. Kita membahas berbagai bentuk anotasi dan peran kertas dapat atau tidak bermain untuk meningkatkan kegiatan terkait.

Kode QR

Beberapa manfaat Centralized Print Policy yang didapatkan dengan mengaplikasikan solusi ini diantaranya:

• Pengguna dapat lebih Aware karena dokumen yang dicetak dapat di tracking oleh admin.
• Pengaturan lebih fleksibel dan Individual per user sehingga memudahkan pemberian kebijakan sesuai dengan profil masing-masing pengguna.
• Meminimalkan penyalahgunaan data & informasi dokumen penting yang dicetak oleh user.

Untuk mengetahui selengkapnya mengenai solusi Centralized Print Policy dan rangkaian produk dan solusi lainnya dari Astragraphia, silakan hubungi Halo Astragraphia di 1500-345 setiap Senin – Jumat pukul 08.00 – 17.00 WIB!

Sumber: ofiskita.com