Document Management System Menjembatani Semua Sistem yang Ada Dalam Perusahaan

Rangkaian terakhir dari solusi pengelolaan dokumen perusahaan ini sebenarnya merupakan teknologi lama yang kembali booming di masa Industry 4.0 sekarang. Document Management System pada intinya merupakan efisiensi yang berujung pada productivity, di mana seluruh berkas yang sudah didokumentasi bisa diakses oleh semua orang.

Terdengar familiar kah? Ya, tahap terakhir ini memang serupa dengan sistem berbagi data/folder pada GDrive yang sudah umum digunakan oleh perorangan maupun bisnis. Pada perusahaan yang menggunakan Google sebagai basis operasionalnya maka GDrive memang sejalan dengan fitur-fitur Google lainnya. Namun bagi perusahaan yang terlanjur menggunakan beragam sistem dalam operasionalnya akan membutuhkan penjembatan untuk semuanya, disinilah document management system berperan.

Document management system memiliki fungsi-fungsi antara lain:

• User authority, dimana akan diatur siapa yang menjadi admin atau user dengan full access misalnya
• Repository, untuk mengarsipkan dokumen yang tidak aktif digunakan
• Content management dari mulai penyimpanan hingga pengelolaan seperti perjanjian kerja sama yang melibatkan beberapa pihak sekaligus. Masing-masing pihak tersebut bisa mengakses, mengunggah dan mengubah isi dari dokumen. Ke depannya, content management dirancang untuk bisa mengirim notifikasi berupa email bila masa berlaku sebuah perjanjian sudah hampir berakhir.
• Audit trail, untuk melihat siapa saja yang sudah mengakses, mengunduh, membagikan atau mem-forward sebuah dokumen.
• Versioning, dimana versi terbaru yang sudah diedit akan tersimpan tanpa menghilangkan data awal
• Split & combine, memungkinkan Anda untuk mengambil bagian dari file A untuk disisipkan ke dalam file B
• Search file lebih mudah dengan adanya fitur repository
• Workflow routing yang berguna untuk proses persetujuan (approval) sebuah dokumen. Dalam struktur organisasi bertingkat dimana proses persetujuan berjalan dari A ke B lalu ke C, maka dokumen yang A kirim untuk B tidak bisa dibaca oleh C sebelum dibaca dan disetujui oleh B. Proses inilah yang menggantikan proses persetujuan berupa paraf di atas kertas.     

Fitur-fitur di atas dimungkinkan dengan penambahan penggunaan perangkat lunak OpenText Documentum, Fuji Xerox DocuShare, dan Opentext Alchemy.

Opentext Documentum merupakan solusi advanced yang banyak dikenal dan digunakan karena bisa dikustomisasi secara rinci, memungkinkan integrasi dengan Core System pelanggan, dan bisa diimplementasikan ke dalam workflow yang lebih kompleks.

Fuji Xerox Docushare selain untuk repository bisa digunakan untuk kolaborasi dokumen bila ada kebutuhan approval ataupun versioning, dan juga untuk retention (pengaturan notifikasi saat masa berlaku dokumen akan berakhir). Sementara Opentext Alchemy merupakan perangkat lunak yang diperuntukan khusus repository.

Pembahasan ini sekaligus merupakan penutup dari rangkaian office software yang didalamnya terdiri atas Print Management System, Data Capture, dan terakhir Document Management System, yang kesemuanya bermuara pada tujuan yang sama yaitu efisiensi dan efektifitas dalam bekerja.   

Untuk informasi lebih lanjut mengenai pengelolaan dokumen dari mulai Print Management System, Data Capture, dan terakhir Document Management System, hubungi Halo Astragraphia di nomor 1500-345 setiap Senin - Jumat, selama jam kerja (06.00 - 18.00 WIB).