Data Capture Solution, Solusi Mudah Kelola Alur Dokumen Perusahaan Anda

 

Astragraphia Document Solution - Perkembangan teknologi yang masif membuat banyak perusahaan membutuhkan sistem pengelolaan dokumen digital yang terpadu. Saat ini, masih banyak perusahaan yang melakukan proses pengelolaan digitalisasi dokumen secara manual. Sistem manajemen dokumen manual ini bisa menyebabkan sejumlah masalah, mulai dari human-error hingga keterlambatan akses ataupun distribusi ke antar karyawan. Untuk menjawab rasa penasaran mengenai Apa itu Data Capture Solution, simak penjelasan dari Astragraphia mengenai Data Capture Solution berikut ini!

Apa Itu Data Capture Solution?

Data Capture Solution adalah salah satu bentuk digital transformation berupa solusi ekstraksi informasi atau data dari kertas atau dokumen elektronik dan mengubahnya menjadi data untuk dikelola secara lebih mudah dalam sistem. Meskipun saat ini proses digitalisasi dokumen sudah dilakukan dengan sistem scanning, prosesnya butuh waktu dan tenaga. Anda harus melakukan routing dan rename dokumen secara manual.

Data Capture Solution hadir dengan kemampuannya ‘menangkap’ semua data yang ingin Anda dokumentasikan dan selanjutnya mengidentifikasi formatnya. Setelah itu, barulah dokumen didistribusikan ke folder penyimpanan masing-masing atau dikirimkan lewat email kepada antar divisi.

Bagaimana Cara Kerja Data Capture Solution?

Data Capture Solution dari Astragraphia, perusahaan memiliki fitur lengkap untuk pengambilan data dan pengelolaan dokumen secara digital. Pada akhirnya, ini akan mengurangi biaya, mempercepat proses, dan membantu Anda meningkatkan layanan pelanggan. Dengan sistem yang terhubung, karyawan yang bekerja dari mana saja juga bisa memiliki akses ke informasi yang akurat lewat beberapa langkah, yakni:

• Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan dokumen secara elektronik
• Mengekstrak atau capture data dari dokumen
• Memastikan pengguna hanya melihat informasi yang mereka butuhkan
• Mengindeks data untuk memudahkan proses pencarian dan pengambilan dokumen jika dibutuhkan
• Memvalidasi data
• Memperbarui sistem inti dengan mudah lewat informasi yang masuk melalui integrasi.

Bagaimana Data Capture Solution dari Astragraphia Memberikan Manfaat Pada Semua Komponen dalam Perusahaan?

Kemampuan otomatisasi dari Data Capture Solution ke dalam alur kerja, ada beberapa manfaat nyata yang akan dirasakan oleh perusahaan antara lain:

1. Mempermudah Pengelolaan Dokumen Secara Fisik

Dalam pengaturan kerja remote (jarak jauh), dokumen digital menjadi kebutuhan yang tidak terbantahkan. Metode pemrosesan data ini menghilangkan kebutuhan akan tumpukan kertas yang harus dibawa ke kantor, antar gedung, atau bahkan ke rumah. Ini akan menurunkan biaya penyimpanan, kurir, dan pemusnahan file yang sudah tidak terpakai.

Proses alur kerja dengan dokumen menjadi lebih sederhana karena Anda bisa dengan mudah meng-capture dokumen dari tempat asalnya. Anda bisa menggunakan berbagai perangkat tanpa harus menyortir atau menyisipkan halaman pemisah secara manual sebelum melakukan scanning.

Staf bisa menggunakan alat ini untuk secara otomatis menyortir dan mengidentifikasi dokumen. Sistem ini juga bisa dikonfigurasi untuk mengirimkan dokumen secara elektronik ke alamat email yang sudah ditunjuk.

2. Mengeliminasi Proses Entri Data Manual

Pemrosesan dokumen secara manual berpotensi menimbulkan banyak masalah, salah satunya human-error. Dengan Data Capture Solution, karyawan tidak perlu memproses pemeriksaan dokumen secara manual atau melalui surat untuk mengekstrak informasi.

Data Capture Solution bisa mengurangi upaya entri data manual seputar pemrosesan dokumen pada perusahaan skala kecil, menengah dan besar. Hal ini akan membantu menurunkan biaya tenaga kerja, mempercepat proses bisnis, serta meningkatkan layanan pelanggan dengan memastikan karyawan memiliki informasi paling update di ujung jari mereka. Menskalakan kemampuan ini di seluruh departemen dalam perusahaan akan berpotensi menghasilkan produktivitas yang lebih baik.

Proses pengelolaan data dan dokumen digital yang Anda perlukan mungkin akan berbeda dengan perusahaan lain. Astragraphia sebagai Distributor Eksklusif FUJIFILM Business Innovation di Indonesia siap membantu kebutuhan solusi dokumen dengan bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan solusi dokumen termasuk mesin printer dan Data Capture Solution pada Halo Astragraphia di nomor 1500-345 setiap hari Senin sampai Jumat di jam kerja (pukul 07.00-18.00 WIB).

Sumber: ofiskita.com