5 Manfaat Dalam Pengelolaan Dokumen Secara Digital

Astragraphia Document Solution -  Di tengah tantangan dunia bisnis masa kini, kehadiran teknologi digital dalam berbagai sektor industri seperti: telekomunikasi, cloud, data analytic, IoT yang masif,  mendorong terbentuknya lingkungan kerja digital. Perubahan dari lingkungan kerja konvensional menjadi digital tentunya memerlukan berbagai persiapan yang matang, salah satu yang cukup krusial adalah problem pengelolaan dokumen.

Salah satunya adalah pengelolaan dokumen fisik yang membutuhkan tempat banyak. Perusahaan terkadang mengalami kendala saat beralih ke implementasi pengelolaan dokumen secara digital. Untuk itu, Astragraphia Document Solution  akan mengajak Anda untuk mengidentifikasi 5 manfaat pengelolaan dokumen secara digital sebagai berikut :

1. Backup Data Aman

Anda pasti sudah tidak asing dengan istilah “nasi sudah menjadi bubur”. Inilah yang tidak diinginkan ketika Anda mengelola hampir semua data Anda dalam bentuk dokumen kertas. Saat terjadi kondisi yang tidak diinginkan (misal: bencana banjir, mati lampu), dokumen rahasia perkantoran Anda mungkin hilang dan tidak memiliki duplikasi datanya. Saat Anda beralih ke pengelolaan dokumen digital, dapat dengan mudah membuat backup data untuk disimpan di server atau penyimpanan data terpusat yang biasa digunakan oleh kantor Anda (Cloud atau Google Drive). Tidak perlu khawatir, saat Anda harus meninggalkan kantor dalam waktu yang lama, tapi Anda dapat dengan tenang memastikan dokumen Anda akan aman dari bencana apa pun.

2. Peningkatan Keamanan

Dokumen perkantoran bersifat sangat rahasia. Dengan demikian, diperlukan tingkat keamanan yang memadai serta kendali atas siapa yang dapat mengambil informasi yang penting. Dengan memindahkan data Anda ke cloud, Anda dapat mengatur izin untuk setiap dokumen, folder atau lemari dan dengan jelas mengidentifikasi siapa yang mengambil dokumen apa & kapan.

3. Kolaborasi Lebih Mudah dan Fleksibel

Lingkungan kerja yang menerapkan alur kerja yang digital di perusahaannya dapat meningkatkan kolaborasi internal dan eksternal antar rekan rekan. Misalnya, seorang karyawan atau manajer mungkin dapat mengakses dan mendistribusikan file serta dalam proses approval pada waktu tertentu.

4. Efisiensi Biaya dan Waktu

Pengelolaan dokumen kertas dan pengarsipan secara manual tentunya sangat menyita waktu, biaya dan membutuhkan ruang yang besar. Pemrosesan, penyimpanan, dan pengambilan catatan yang diarsipkan dapat ditingkatkan secara signifikan saat berpindah ke lingkungan elektronik. Jika perusahaan Anda memiliki lokasi kantor cabang di daerah terpencil (remote), staf Anda kini dapat memperoleh akses cepat ke dokumen yang mereka butuhkan.

Mampu mencari file atau dokumen dari laptop mereka daripada mencari secara manual melalui lemari arsip menghemat waktu.  Proses manajemen dokumen juga menawarkan peningkatan produktivitas besar-besaran untuk staf Anda. Daripada mencari-cari di lemari arsip untuk menemukan informasi yang sulit dipahami, cukup mencari informasi tersebut dari laptop Anda.

5. Kemudahan dalam Pencarian Dokumen

Lingkungan kerja digital membuat Anda mampu meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan mengurangi waktu untuk mencari dokumen yang diperlukan.  Sebagian besar perangkat lunak manajemen dokumen menggunakan OCR, yang merupakan teknologi yang memungkinkan Anda mengonversi berbagai jenis dokumen, seperti dokumen kertas pindaian, file PDF, atau gambar yang diambil dengan kamera digital menjadi data yang dapat diedit dan dicari. Setelah data Anda diubah menggunakan perangkat lunak OCR, jauh lebih mudah untuk mengatur, mencari, menyimpan, dan bahkan ditampilkan secara online. Anda hanya perlu memastikan bahwa dokumen diberikan format penamaan dokumen yang. Dengan menerapkan alur kerja digital atau mendesain bagaimana Anda ingin dokumen Anda diajukan, biasanya menghasilkan konten yang secara konsisten diarsipkan dengan cara yang sama. Misalnya, semua faktur yang masuk ke perusahaan Anda akan diarsipkan secara digital dengan informasi yang sama (Faktur #, Tanggal, Nama Vendor, Kode Pengeluaran, dan lainnya).

Astragraphia Document Solution sebagai mitra setia Anda siap mendukung solusi kebutuhan perdokumenan Anda dalam bertransisi ke lingkungan kerja digital.

Dengan mendigitalkan alur kerja Anda, memungkinkan untuk melakukan mapping dokumen ke seluruh organisasi Anda. Astragraphia Document Solution memperkenalkan solusi Document Management System (DMS). DMS memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan seluruh  dokumen kertas dan dokumen elektronik ke dalam sistem penyimpanan terpusat.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi pengelolaan dokumen digital dengan Document Management System, Anda dapat menghubungi Halo Astragraphia Setiap Hari Senin – Jumat Pukul 08.00 – 17.00 WIB.

Sumber:

• Astragraphia Document Solution