5 Ciri-Ciri Pengelolaan Dokumen yang Baik

Astragraphia Document Solution - Kewalahan dengan sistem manajemen informasi Anda saat ini? Kehilangan kendali atas data perusahaan Anda? Terjebak dengan proses manual yang melibatkan kertas atau proses approval dari berbagai lintas departemen? Inilah bagaimana Astragraphia Document Solution dapat membantu Anda dengan produk dan solusi dokumen digital dari FUJIFILM Business Innovation.

Cara Tradisional VS Menggunakan Document Management System

Bisnis memiliki beberapa opsi untuk menyimpan dokumen. Untuk usaha skala kecil, biasanya menyimpan dokumen secara fisik, baik di lemari arsip atau di komputer Anda, dan melacaknya dengan folder dan label. Namun, praktik ini mungkin bukan yang paling praktis seiring pertumbuhan perusahaan Anda – banyaknya dokumen dapat dengan cepat menjadi kewalahan.

Jika Anda mendapati kondisi dimana Anda lebih banyak menghabiskan waktu mengelola sistem manajemen informasi daripada menggunakannya untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan, itu pertanda ada sesuatu yang tidak beres. Terutama ketika Anda menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggu hanya untuk mengatur segala sesuatunya, pertimbangkan untuk menerapkan sistem manajemen dokumen yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Pada dasarnya, sistem manajemen dokumen adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, melacak, dan mengelola dokumen dan file digital. Solusi ini dirancang untuk semua sektor bisnis di Indonesia, sistem manajemen dokumen yang baik hadir dengan berbagai fitur hemat waktu untuk meningkatkan produktivitas Anda.

5 Manfaat Utama Memiliki Sistem Manajemen Dokumen yang Baik

1. Efisiensi

Jika Anda diperlambat oleh proses berbasis kertas, sistem manajemen dokumen dapat mempercepatnya. Dokumen tidak hanya dapat dipindai dan ditransfer ke server cloud secara instan, tetapi Anda juga akan diberi tahu tentang dokumen unduhan apa pun yang memerlukan perhatian Anda. Hal ini dapat membuat kolaborasi menjadi lebih produktif dan efisien sekaligus mengurangi jumlah ruang penyimpanan fisik yang diperlukan untuk dokumen kertas.

2. Lebih Banyak Ruang

Salah satu keuntungan terbesar menggunakan manajemen dokumen adalah membantu perusahaan untuk menghemat ruang fisik. Daripada memiliki lemari arsip yang penuh dengan dokumen kertas, Anda dapat mengosongkan ruang yang sangat dibutuhkan dengan menyimpan semuanya secara digital. Sekarang, dengan opsi mengunggah dokumen harian Anda ke dalam sistem, lemari, laci, atau folder Anda dapat dimanfaatkan dengan lebih baik untuk menyimpan dokumen penting di mana versi fisiknya harus dipertahankan. Ini sangat bermanfaat bagi bisnis Selandia Baru dengan ruang kantor terbatas.

3. Mengurangi Dampak Lingkungan

Pertimbangkan semua kertas yang digunakan di lingkungan kantor pada umumnya – mulai dari faktur dan kontrak hingga catatan karyawan dan data pelanggan. Sekarang, bayangkan jika semua kertas itu bisa dihilangkan. Itulah tepatnya yang dapat dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Dengan mengubah dokumen kertas menjadi digital, sistem manajemen dokumen memungkinkan perusahaan dapat berkontribusi berkelanjutan untuk lingkungan secara keseluruhan dan berhasil mengelola perusahaan dengan mengurangi penggunaan kertas.

4. Kolaborasi Lebih Mudah

Apakah Anda sedang mengerjakan proposal penjualan atau memo kantor, kemungkinan besar dokumen Anda biasanya melalui beberapa putaran revisi sebelum diselesaikan. Melacak berbagai jenis dokumen sangatlah sulit, terutama jika semua orang di tim Anda menggunakan berbagai konvensi penamaan. Sistem manajemen dokumen dapat membantu dengan secara otomatis melacak perubahan dokumen di satu tempat dan memastikan bahwa setiap orang bekerja dengan versi terbaru.

5. Keamanan yang Ditingkatkan

Selain itu, jika bisnis Anda berurusan dengan informasi sensitif – seperti catatan klien atau file karyawan – Anda ingin memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang memiliki akses ke sana. Sistem manajemen dokumen dapat melakukan bagiannya dengan memungkinkan Anda mengatur berbagai tingkat izin untuk pengguna yang berbeda. Misalnya, Anda dapat memberikan akses hanya baca kepada karyawan ke file tertentu sambil memesan hak edit untuk manajer. Dengan mengontrol siapa yang memiliki akses ke apa, Anda dapat yakin bahwa dokumen elektronik Anda tetap terlindungi dengan baik.

Maraknya Pengaturan Kerja Jarak Jauh dan Fleksibel di Indonesia

Mengelola dokumen bisa menjadi tantangan bagi bisnis apa pun, tetapi bisa jadi sangat sulit jika Anda memiliki karyawan jarak jauh. Karena kerja hybrid menjadi lebih umum – dengan beberapa perusahaan mengizinkan karyawan untuk bekerja dari rumah kapanpun solusi yang tepat dapat membuat perbedaan dalam mengakomodasi peralihan ini.

Jika organisasi Anda menerapkan pengaturan kerja yang fleksibel, pertimbangkan untuk mengadopsi manajemen dokumen untuk memusatkan dokumen Anda dalam satu sistem server cloud yang aman. Hal ini tidak hanya memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara anggota tim baik di kantor maupun jarak jauh, tetapi juga memudahkan mereka mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari mana pun mereka berada.

Tingkatkan Operasional Produktivitas Anda dengan mesin printer FUJIFILM Business Innovation

Baik itu membuat dan menyimpan dokumen atau memfasilitasi pekerjaan proyek dengan anggota tim jarak jauh, manajemen dokumen dapat memungkinkan bisnis Anda berjalan lebih lancar secara keseluruhan. Astragraphia Document Solution, kami menawarkan solusi manajemen dokumen yang komprehensif sebagai bagian dari produk dan layanan kami. Siapkan solusi manajemen dokumen kami yang kompatibel dengan rangkaian perangkat multifungsi kami untuk menikmati manfaatnya di lingkungan kerja Anda. Hubungi Tim Business Consultant Astragraphia atau Halo Astragraphia di 1500345 setiap Hari Senin – Jumat pukul 07.00 – 18.00 WIB untuk mempelajari lebih lanjut tentang Document Management System yang cocok dan tepat untuk perusahaan Anda.

Sumber: FUJIFILM Business Innovation