Sederhanakan Pengelolaan Dokumen Perusahaan dengan Data Capture

Dalam rangkaian pengelolaan dokumen perusahaan, Astragraphia Document Solution menghadirkan tiga solusi untuk menjadikan pendokumentasian seluruh berkas perusahaan agar menjadi lebih terorganisir dan terdata dengan baik. Selain dapat di-integrasikan satu sama lain maupun berdiri sendiri secara terpisah.

Pada artikel sebelumnya mengenai Print Management System, sudah dibahas mengenai solusi awal dari rangkaian pengelolaan dokumen perusahaan yaitu pengaturan mesin fotocopy multifungsi yang lebih spesifik. Kali ini pembahasan berlanjut dengan memasuki solusi berikutnya yaitu Data Capture.  

 

Fungsi besar dari data capture adalah menyederhanakan proses bisnis, dimana didalamnya mencakup:

1. Mengurangi human error ketika input indeks

2. Otomatisasi penamaan & penyimpanan dokumen

3. Menjadikan dokumen menjadi lebih mudah dicari (searchable document)

4. Mudah di-integrasikan dengan sistem lain yg sudah dimiliki customer

5. Mempercepat proses workflow

Secara rinci, data capture mencakup proses dari mulai meng-capture semua data yang ingin didokumentasikan, setelah itu dokumen diproses dan diidentifikasi formatnya. Baru kemudian dokumen didistribusikan folder penyimpanan atau dikirim ke email.   Anda bisa meminimalisir noise berupa bintik-bintik hitam yang biasa muncul pada hasil scan, meluruskan file yang miring (skew), deteksi/membaca keseluruhan dokumen maupun bagian-bagian tertentu.  

Pengimplementasian data capture sendiri menggunakan perangkat lunak diantaranya DokMee Capture keluaran Office Gemini, serta Kofax, eCopy, dan AutoStore yang kesemuanya berada di bawah bendera Kofax

Penggunaan perangkat lunak disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Sebelum memberikan design penawaran, System Analyst dari Astragraphia Document Solution akan melakukan survey dan/atau assesment untuk mencari sistem ataupun solusi data capture yang paling pas dengan keseharian perusahaan.

Berikut gambaran umumnya, bila pekerjaan Anda tergolong ringan namun rutin dilakukan sehari-hari seperti scanning 20 lembar invoice setiap harinya, maka software AutoStore dan eCopy sudah cukup mengakomodir kebutuhan tersebut. Target industri untuk kelas ini contohnya adalah financial services, manufaktur, dan pemerintahan, dimana terdapat banyak structured documents yang bentuk dan formatnya tidak bisa diubah seperti formulir pengajuan kartu kredit.

Adapun Kofax dan DokMee merupakan software tingkat lanjut yang pengoperasiannya ditujukan untuk pengerjaan scan dalam jumlah banyak.. Inilah software yang digunakan untuk pengelolaan semi-structured seperti buku tabungan atau rekening koran, dan unstructured documents berupa kontrak yang tidak memiliki pola khusus.

Astragraphia Document Solution didukung dengan jaringan penjualan dan layanan purna jual yang telah menjangkau hingga 514 kota dan kabupaten di seluruh pelosok nusantara, didukung oleh 86 orang System Analyst bersertifikasi dan 300 orang Customer Engineer yang handal dan terlatih. Anda dapat langsung menghubungi Halo Astragraphia di nomor telepon 1500 345.