Document Management System, Lebih Aman Daripada Penyimpanan Manual

Astragraphia Document Solution – Dengan semakin masif berkembangnya tren digital transformasi atau digital workspace yang ada saat ini, sudahkah perusahaan Anda mulai mempersiapkan dan melengkapi dengan solusi teknologi IT yang tepat? Saatnya berkenalan dengan Document Management System (DMS), sebuah solusi dokumen yang didesain khusus untuk membantu perusahaan skala enterprise memulai transformasi digital dari hal yang paling mendasar, yaitu pengelolaan arsip yang lebih baik. Dengan kehadiran teknologi seperti Document Management System, nantinya kita dapat meningkatkan kemampuan pengelolaan arsip perusahaan dengan lebih optimal.

Seberapa penting sebenarnya penerapan aplikasi DMS ini bagi perusahaan skala enterprise? Astragraphia Document Solution akan memberikan penjelasan selengkapnya berikut ini.

Mengapa Document Management System Dibutuhkan?

Astragraphia sebagai Mitra Digital Workspace Terkemuka di Indonesia menghadirkan solusi manajemen dokumen cerdas untuk segmen perkantoran, mulai dari skala kantor kecil, menengah, hingga besar. Produk utamanya adalah Multi-Function Devices (MFD) dan printer laser dalam kategori Single Function Printer (SFP) dan Multi-Function Printer (MFP), termasuk bahan habis pakai dari FUJIFILM Business Innovation. Kami juga menghadirkan dokumen digital (elektronik) mulai dari solusi yang telah tersedia pada printer multifungsi hingga solusi yang memberikan nilai tambah yang memungkinkan pelanggan skala enterprise untuk mengintegrasikan printernya dengan jaringan perusahaan, seperti solusi Print Management, Workflow Management, Data Capture, Enterprise Content Management, Cloud-Based Solution, dan Sistem Manajemen Dokumen.

BACA: DocuShare, Solusi Kantor Digital untuk Beragam Industri

Untuk kali ini, Astragraphia akan memperkenalkan Document Management System pada sebuah perusahaan bukan lagi menjadi sebuah pilihan, melainkan keharusan. Keberadaan teknologi tepat guna yang tepat untuk mendukung operasional bisnis sangat penting. DMS yang biasa dipergunakan antara lain adalah Microsoft Sharepoint, Docushare, Opentext yang dapat menyelesaikan beberapa masalah berikut ini:

1. Kecepatan Pendistribusian Data Dibanding Kompetitor

Di tengah persaingan bisnis yang semakin kompetitif kemampuan untuk berbagi data dan informasi dalam hitungan detik sangatlah dibutuhkan. Permasalahannya, tidak semua perusahaan aware dengan hal ini dan masih bertahan dengan cara lama untuk mengelola arsip dokumen beserta dengan informasi di dalamnya. Padahal risikonya sangat besar, mulai dari kurang produktifnya staf perusahaan, operasional bisnis yang terganggu, hingga kehilangan konsumen karena perusahaan kita dinilai tidak profesional. Peran Document Management System dibutuhkan, agar semua keterlambatan dalam pendistribusian data dapat dihindari dengan adanya penggunaan dokumen yang lebih optimal.

2. Kualitas Penyimpanan Arsip yang Tidak Stabil

Untuk dapat terus digunakan dengan maksimal, kualitas penyimpanan arsip yang Anda miliki haruslah tetap stabil. Hal tersebut tentunya sulit dilakukan secara manual, karena risiko terselip, hilang atau dicurinya dokumen cukup besar, khususnya menyangkut dokumen dengan nilai informasi yang sensitif.

Oleh karena itu, dengan adanya aplikasi pengelolaan dokumen seperti Document Management System, kualitas penyimpanan arsip dapat dibakukan dalam sebuah SOP yang lebih jelas dan dapat dipatuhi semua user.

3. Kurangnya Pengelola SDM Pengelola Arsip

Kesalahan pada pemilihan SDM yang bertugas untuk mengelola arsip juga kerap terjadi. Tanpa adanya kualifikasi yang jelas dan pengalaman dalam bidang kearsipan, tentunya SDM yang salah pilih tersebut dapat menimbulkan masalah yang lebih besar, yaitu kurang efektifnya dokumen yang digunakan untuk operasional bisnis. Hal tersebut tidak akan terjadi jika Anda beralih menggunakan Document Management System. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengatur proses pengelolaan arsip secara digital. Nantinya, SDM kearsipan dapat Anda arahkan untuk lebih memahami teknologi agar penggunaan dokumen dan maintenance dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.

4. Peningkatan Kuantitas Arsip  

Bagi Anda yang ingin go global, tentunya jumlah dokumen yang dibutuhkan akan semakin meningkat drastis. Jika hal tersebut dibiarkan tanpa adanya dukungan teknologi, yang terjadi selanjutnya adalah penumpukan volume arsip yang semakin sulit untuk dikelola. Untuk itulah Document Management System hadir, agar semua arsip tersebut tersedia dalam format digital. Dengan begitu, pencarian jadi lebih mudah dan ruang yang dibutuhkan untuk penyimpanan arsip juga dapat dibatasi.

Manfaat Solusi Document Management System dari Astragraphia untuk Semua Sektor Industri

Apapun jenis perusahaan Anda, tentunya aplikasi DMS yang sudah siap pakai dibutuhkan untuk memudahkan proses migrasi pengelolaan arsip dari fisik menjadi digital. Saatnya berkenalan dengan solusi Document Management System dari Astragraphia! Dengan dilengkapi berbagai kelebihan, tentunya perusahaan Anda akan diuntungkan. Beberapa manfaatnya tersebut meliputi:

Tampilan UI/UX Mudah Dipahami dan Digunakan

Fitur lengkap untuk semua jenis alur kearsipan. Tersedia aplikasi web based untuk akses di berbagai perangkat. Aplikasi sudah siap digunakan dan dapat dikustomisasi. Tidak hanya itu, Docushare ini mudah digunakan dalam satu jaringan perusahaan yang sama, transformasi dari penyedia layanan berbasis perangkat keras menjadi layanan berbasis solusi yang mencakup semua aspek siklus hidup dokumen, mulai dari input (membuat, memindai, menggabungkan, mengedit, menangkap), manajemen dokumen digital (berbagi, pengindeksan, penyimpanan, pengarsipan, pendistribusian), hingga keluaran dokumen (mencetak, mengirim faks, memindai, menyalin, mengirim email, melihat web).

Jadi, tidak perlu khawatir lagi menghadapi masifnya tren transformasi digital yang sedang terjadi di dalam lingkungan kerja Anda. Dengan Docushare dan solusi Document Management System lainnya dari Astragraphia, semua kebutuhan kearsipan Anda dapat terpenuhi.Tertarik mengetahui lebih lanjut? Hubungi Halo Astragraphia Setiap Hari Senin – Jumat pukul 07.00 – 18.00 WIB.